Dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 BAB I Ketentuan Umum pasal 1 angka 9 bahwa yang dimaksud dengan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik. Pada IIB Darmajaya, Tugas Pokok dan Fungsi Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Petugas Informasi IIB Darmajaya diemban Direktorat Humas, Kerjasama, Pemasaran dan RPL dibawah Wakil Rektor Bidang Nonakademik. Oleh sebab itu IIB Darmajaya melalui Rektor menunjuk Wakil Rektor Bidang Nonakademik sebagai PPID Utama.

Selain itu Rektor juga menunjuk Dekan Fakultas, Direktur, Kepala Lembaga, Pimpinan Unit Kerja di IIB Darmajaya sebagai PPID Pelaksana. Penunjukan para PPID ini diatur pada Surat Keputusan Rektor Nomor SK.0475/DMJ/REK/Dit.HKPR/VIII-2024. Tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Petugas Informasi. Pada Keputusan tersebut juga disebutkan bahwa Atasan PPID adalah pejabat yang merupakan atasan langsung pejabat yang bersangkutan dan/atau atasan dari atasan langsung pejabat yang bersangkutan. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan Atasan PPID adalah Rektor.